Un terme commercial de trois lettres laisse une zone d'incertitude opérationnelle lorsque le lieu nommé fait défaut. À défaut, l'équipe entrepôt et transport peut chiffrer ou organiser des points de remise différents.
Trade.gov explique que les Incoterms répartissent des responsabilités, des coûts et des risques déterminés. Ils ne remplacent pas le contrat de vente dans son intégralité. Le brief de réservation doit conserver le terme convenu, sa version et le lieu nommé, plutôt que de réduire l'accord à une instruction vague sur qui paie le fret.
Traduire l'accord commercial en tâches
Conserver dans le brief de réservation l'Incoterm convenu, sa version et le lieu nommé. Identifier ensuite le trajet du fournisseur jusqu'à la remise, les opérations à l'export, le transport principal, les opérations à l'import et les tâches de livraison finale réellement demandées. Les parties commerciales doivent résoudre toute incohérence entre ces tâches et leur accord.
Pour les envois conteneurisés, aériens et en colis, choisir le terme et l'organisation avec les parties responsables. Ne pas utiliser un terme réservé au transport maritime comme synonyme générique d'un prix porte-à-porte.
Comparer l'étendue des devis avant de comparer les totaux
Les montants en USD suivants sont fictifs et portent sur un seul envoi hypothétique :
| Étendue des coûts | Devis A | Devis B |
|---|---|---|
| Transport principal | 420 US$ | 390 $ |
| Enlèvement et manutention à l'origine | Inclus dans cette étendue supposée | 55 $ en supplément |
| Tâche de livraison à destination spécifiée | 45 $ en supplément | 60 $ en supplément |
| Total comparable modélisé | 465 $ | 505 $ |
Bien que la ligne de transport principal du devis B soit inférieure de 30 $, le total comparable de cet exemple est supérieur de 40 $. Il ne s'agit pas de tarifs du marché. Les droits d'importation, taxes, assurances et autres opérations n'ont pas été chiffrés ici ; il convient de déterminer leur responsabilité et leur traitement réel avant de présenter l'un ou l'autre montant comme un coût rendu complet.
Utiliser le lieu nommé pour vérifier l'itinéraire
Un service de colis direct nécessite toujours un point d'enlèvement à l'origine et une remise à destination convenus. Un plan aérien groupé nécessite de clarifier le site d'origine, les opérations liées à l'aéroport et l'étendue de la livraison finale. Un plan maritime doit identifier le port ou le lieu concerné et la tâche d'acheminement réellement prévue, plutôt que de clore la comparaison au transport du navire.
Si l'acheteur modifie la destination nommée ou les modalités de réception, revoir à la fois l'instruction de vente et le devis de service. Relier les avenants à l'accord d'origine. L'entrepôt doit suivre une seule instruction d'enlèvement et de remise approuvée, sans considérer une modification figurant sur une étiquette d'expédition comme une autorisation de réécrire la répartition commerciale des responsabilités.